Pengantar Manajamen Umum

Pengantar Manajamen Umum

Pada materi pertama mempelajari tentang Pembagian Ilmu Ekonomi, ilmu ekonomi di bagi menjadi 2(dua) yaitu :ekonomi makro dan ekonomi mikro.

^ð Ekonomi makro terdiri dari Moneter, Pendapatan Per Kapita, Inflasi VS Deflasi,  Produk Nasional Bruto, Ekspor dan Impor, Permintaan dan Penawaran, Capital Market, dll

^ð Ekonomi mikro terdiri atas Manajemen,  Akuntansi,  Perpajakan Perusahaan, Data  Base  Perusahaan,  Sistem Informasi Perusahaan, ICT,  dll

Pengantar menejemen

Manajemen adalah proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan usaha - usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.atau

Proses Mengkoordinasikan dan Mengintegrasikan kegiatan - kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain.

Alasan – alasan dibutuhkan Manajemen

—  Untuk mencapai tujuan organisasi

—  Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan -tujuan yang saling bertentangan, misal : Pemilik dan Karyawan maupun kreditur, konsumen, masyarakat, pemerintah dan supplier

—  Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas

ð   Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar dengan biaya yang minimal

ð   Efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat utuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Fungsi utama menejemen

ð  Manajemen Administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perecanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan yang terkoordinisasi untuk mencapai tujan

ð  Manajemen Operatif lebih mencakup kegiatan motivasi, supervisi dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka untuk mencapai hasil - hasil secara efektif

Istilah Manajemen dapat digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan:

ð  Pengelompokan kerja, yang berarti suatu kelompok yang mengerjakan tugas atau  fungsi manajerial.

ð  Seorang individu, yang berarti individu yang melaksanakan fungsi menejerial dapat di katakan manajemen.

ð  Suatu disiplin akademik, yang berarti suatu bidang spesialisasi atau suatu bidang studi.

ð  Suatu proses,karena manajemen mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.

Pengertian Manajemen perlu dibedakan dengan pengertian istilah - istilah lain seperti Kewiraswastaan dan  Supervisi, diantaranya

Manajemen berbeda dengan Kewiraswastaan, Wiraswasta menurut definisi adalah memahami, mendapatkan sumber daya - sumber daya, mengorganisasikan dan menjalankan perusahaan ( bisnis ). Sedangkan  Manajemen sebaliknya, terlibat dalam pengorganisasian dan memimpin perusahaan ( bisnis ) dan organisasi lainnya, tetapi tidak mencakup pemilikan.

Manajemen berbeda dengan Supervisi, Pada umumnya Supervisi adalah pengarahan dan pengendalian karyawan - karyawan tingkat bawah dalam suatu organisasi, yang lebih dikenal dengan mandor atau kepala tukang dan super visor.

Fungsi – fungsi Utama Manajemen:

ð  Perencanaan ( Planning )

menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis.

ð  Pengorganisasian ( Organizing )

Pengorganisasian berarti menciptakan sebuah struktur dengan bagian – bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian – bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan.

ð  Menggerakkan ( Actuating )

Adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran dengan perencanaan manajerial dan usaha – usaha organisasi.

ð  Pengawasan ( Controling )

Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi/Proses Manajemen (terbaru)

—  Planning

—  Organizing

—  Leading

—  Controlling

Sarana Manajemen

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat – alat sarana ( Tools ), yang merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M:

ð  Man ( SDM )

ð  Money ( Uang )

ð  Materials ( Bahan )

ð  Machines ( Mesin )

ð  Methods ( Metode )

ð  Market ( Pasar )

PENGERTIAN MANAJER

Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya. Seperti halnya manajemen dapat diketemukan di semua organisasi manusia, manajer ada dalam semua tipe organisasi. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara :

 menurut tingkatan mereka dalam organisasi -rendah, menengah dan tinggi. dan kegiatan -kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab – manajer umum dan fungsional.

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda diantaranya:

ð  Manajer lini  -  pertama adalah  Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga - tenaga operasional.

ð  Manajer menengah.  Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan - kegiatan para manajer  lainnya dan kadang - kadang juga karyawan operasional.

ð  Manajer Puncak, Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif Manajemen puncak yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.

Tugas-tugas manajer

ð  Memimpin organisasi

ð  Mengatur organisasi

ð  Mengendalikan organisasi

ð  Mengembangkan organisasi

ð  Mengatasi berbagai masalah yang terjadi          didalam organisasi

ð  Menciptakan kerjasama didalam organisasi

ð  Menjalin kerjasama dengan pihak - pihak          diluar organisasi

ð  Menumbuhkan kepercayaan

ð  Meningkatkan rasa tanggung jawab

ð  Mengawasi / mengendalikan kegiatan    organisasi

ð  Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang    telah dilakukan

ð  Menggali dan mengembangkan potensi            sumber daya

Pada materi kedua membahas Lingkungan Internal dan Ekternal Manajemen, Serta Manajemen Stratergi

Lingkungan adalah lembaga atau kekuatan diluar yang berpotensi mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan yang mempengaruhi organisasi secara langsung adalah:

ð  Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada di luar organisasi.

ð  Lingkungan internal adalah lingkungan yang berada langsung didalam organisasi tersebut, lingkungan internal sering juga disebut dengan budaya organisasi.

Budaya organisasi adalah suatu sistem yang membudakan suatu organisasi dengan organisasi lain, Budaya organisasi sangat berpengaruh terhadap produktivitas organisasi  artinya dengan budaya organisasi yang kuat maka memiliki pengaruh yang lebih besar terhadap karyawan dibandinkan budaya yang lemah.

Lingkungan eksternal dibagi menjadi:

ð  Lingkungan Umum yaitu segala sesautu diluar organisasi itu yang dapat mempengaruhi organisasi tetapi relevansinya kurang jelas, seperti lingkunga faktor ekonomi,keadaan politik,pengaruh sosial budaya, dan faktor globalisasi dan tekhnologi.

ð  Lingkungan khusus yaitu bagian lingkungan yang secara langsung berkaitan dengan pencapaian sasaran atau stakeholders yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi tersebut baik secara positif maupun negatif misalnya pemasok, klien, pelanggan , saingan dan badan pemerintah.

—  Manajemen strategi adalah Suatu proses penetapan tujuan organisasi, pengembangan kebijakan, mengalokasikan sumber daya untuk menerapkan kebijakan  dan  membuat perencanaan untuk mencapai sasaran organisasi  Atau   

—  Manajemen strategi  merupakan suatu seni atau proses mengkombinasikan aktivitas – aktivitas atau kegiatan – kegiatan dari bagian fungsional suatu bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

—  Penyusun Manajemen Strategi adalah Dewan Direktur dan dilaksanakan oleh CEO ( Chief  Executive Officer atau pejabat eksekutif tertinggi )  serta Tim Eksekutif Organisasi tersebut

Manfaat Manajemen Strategis

1. Membantu oganisasi membuat strategi  yang lebih baik dengan menggunakan  pendekatan yang lebih sistematis, logis, rasional pada pilihan strategis.
2. Merupakan sebuah proses bukan keputusan atau dokumen. Dimana Tujuan utama dari proses adalah mencapai pengertian dan adanya komitmen yang kuat  dari semua manajer dan karyawan.
3. Proses menyediakan pemberdayaan  secara individual. Artinya mendorong dan menghargai mereka untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan
4. Latihan inisiatif serta imajinasi.
5. Mendatangkan laba dan meningkatkan produktivitas karyawan
6. Meningkatkan kesadaran terhadap ancaman eksternal serta memiliki  pemahaman yang lebih baik mengenai strategi pesaing

Tingkatan – tingkatan strategi

ð  Strategi Tingkat Korporasi

◦      Merupakan strategi korporasi yang berupaya untuk menentukan bisnis apa yang seharusnya dilakukan oleh korporasi misalnya dalam hal :

–  Menentukan bisnis yang akan dijalankan

–  Menentukan unit usaha dalam organisasi 

ð  Strategi Tingkat Bisnis

◦      Merupakan strategi tingkat bisnis yang berupaya untuk menentukan bagaimana seharusnya suatu korporasi bersaing dalam setiap bisnisnya misalnya dalam hal menetukan unit bisnis strategi ( UBS )

◦      UBS adalah  suatu bisnis tunggal atau kumpulan bisnis yang berdiri sendiri dan merumuskan strateginya sendiri .

ð  Strategi Tingkat Fungsional

◦      Merupakan strategi tingkat fungsional yang berupaya menentukan cara mendukung strategi tingkat bisnis.

Analisis Lingkungan Internal ( Kekuatan dan Kelemahan )

—  Dukungan semua input pokok yang dibutuhkan

—  Proses atau strategi pengolahan atupun pemanfaatan input

—  Hasil yang diperoleh selama ini

—  Pebaikan atau tindakan koreksi yang telah diambil

Analisis Lingkungan Eksternal ( Peluang dan Ancaman )

—   Kondisi Politik, Ekonomi, Sosial, Budaya, Teknologi, Fisik dan Pendidikan

—  Peranan yang dimainkan oleh pihak – pihak yang dapat diajak bekerjasama (collaborators ) dan pihak – pihak yang menjadi pengganggu (competitors )

—  Dukungan pihak – pihak yang memberikan atau menyediakan sumber daya yang dibutuhkan (supplier )

Materi ketiga membahas manajemen kualitas

 Mutu atau Kualitas, adalah Kemampuan dari suatu produk baik barang maupun jasa dalam memenuhi kebutuhan konsumen dimana produk yang berkualitas akan memberikan kepuasan sehingga kepercayaan untuk mengkonsumsi produk tersebut akan terus dijadikan loyalitas para konsumen akan produk tersebut. Mutu atau kualitas suatu produk atau layanan erat kaitannya dengan:

◦      Tingkat kesempurnaan

◦      Tingkat kesesuaian dengan kebutuhan

◦      Bebas dari cacat, ketidaksempurnaan atau kontaminasi

◦      Serta kemampuan dalam memuaskan konsumen

Pengukuran kualitas atau mutu:

ð  Produk atau layanan dikatakan bermutu jika fitur atau manfaat dari produk atau layanan tersebut dapat memuaskan kebutuhan konsumen

ð  Produk atau layanan dikatakan tidak bermutu jika fitur atau manfaat dari produk atau layanan tersebut tidak memuaskan kebutuhan konsumen.

Kualitas sangatlah penting karena:

ð  Merupakan tolak ukur keberhasilan / kesuksesan( barang/jasa/pelayanan )

ð  Menunjukan karakteristik produk yang diinginkan

ð  Menjamin kelangsungan hidup unit penyedia produk atau perusahaan

Mengapa manajemen harus berubah???

Karena adanya  :

ð  Ketidakpuasan pelanggan terhadap kualitas pelayanan dan produk

ð  Perubahan Lingkungan Eksternal :

–  Globalisasi dan Teknologi Informasi

–  Manajamnya persaingan pasar

–  Pengaruh sosial dan politik

ð  Dorongan Internal

–  Transfer kepemimpinan

–  Produktivitas, konflik dan partisipasi SDM

–  Sistem penghargaan ( reward and punishment )

ð  Keterbatasan anggaran / pendanaan

Total quality manajemen(TQM)

TQM adalah pendekatan manajemen yang berorientasi pada pelanggan dengan memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan pelayanan suatu organisasi.

TQM sebagai paradigma manajemen baru, mengapa?

—  Merupakan konsep manajemen modern yang responsif terhadap perubahan eksternal dan internal organisasi

—  Fokus terhadap peningkatan kualitas produk dan kepuasan pelanggan secara terus menerus (continuity )

—  Komitmen organisasi dalam jangka panjang

—  Menekankan pada kerjasama tim ( team work )

—  Melibatkan semua level SDM ( manajemen dan karyawan )

—  Dapat diterapkan disektor private maupun public

Tujuan TQM antara lain:

ð  Dalam Rangka Mempertahankan dan Meningkatkan Kualitas karena kualitas mempengaruhi setiap keputusan utama dalam manajemen

ð  Reorientasi

1. Sistem Manajemen
2. Perilaku SDM Organisasi
3. Fokus Organisasi
4. Proses Pengadaan Pelayanan

ð  Promosi lingkungan yang berfokus pada kualitas

ð  Pengenalan Kepuasan pelanggan sebagai indikator kunci pelayanan berkualitas dan perubahan sistem

ð  Perilaku dan proses dalam menjalankan perbaikan selangkah demi selangkah dan terus menerus (continue) terhadap barang dan pelayanan yang disediakan sebuah organisasi

Manfaat TQM antara lain:

ð  Perbaikan pelayanan

ð  Pengurangan Biaya

ð  Kepuasan Pelanggan

ð  Peningkatan keahlian, semangat dan rasa percaya diri dikalangan staf pelayanan publik

ð  Perbaikan hubungan antara manajemen  dan karyawan

ð  Peningkatan akuntabilitas dan transparasi manajemen

ð  Peningkatan produktivitas dan efesiensi pelayanan pelanggan

Untuk menerapkan TQM dibutuhkan:

ð  Check Sheet ( lembar pengecekan )

ð  Curah Pendapat ( Brainstorming )

ð  Analisis SWOT

ð  Analisis Tulang Ikan ( Fishbone Diagram )

ð  Diagram Sebar ( Scatter Diagram )

ð  Diagram Pareto ( Pareto Chart )

ð  Diagram Alir ( Flow Chart )

ð  Histogram

ð  Statistical Process Control ( SPC )

Sistem manajement mutu Akan memberikan kemampuan kepada perusahan atau organisasi dalam :

-          Melakukan Kontrol

-          Menciptakan Stabilitas

-          Menciptakan Prediktabilitas

-          Menciptakan kapabilitas bisnis

Disamping itu membantu mencapai, mempertahankan dan meningkatkan mutu produk atau layanan lebih baik dibanding sebelumnya

STANDARISASI

Standar adalah Kesepakatan – kesepakatan yang telah didokumentasikan yang didalamnya terdiri dari spesifikasi – spesifikasi teknis atau kreteria – kreteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk atau definisi – definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan.

Tujuan Standar Internasional  adalah untuk membantu agar kegiatan manusia menjadi lebih mudah serta membantu meningkatkan keandalaan kegunaan barang dan jasa.

 

Standarisasi Sistem Mutu

            Standarisasi sangatlah penting dikarenakan suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.

Misalnya sebagai konsumen kita akan merasa sangat terganggu  dan kecewa ketika produk yang telah kita beli ternyata memiliki kualitas yang sangat buruk, tidak layak pakai, mudah rusak  serta berbahaya jika digunakan. Sebaliknya

Ketika produk yang dibeli atau digunakan telah memenuhi keinginan dan harapan kita dan tidak menimbulkan masalah selama pemakaiannya. Kita kadang merasakan kenyamanan tersebut merupakan hal yang biasa saja.

Itu merupakan suatu gambaran dimana terkadang kita kurang peduli terhadap peran dari suatu standar sistem mutu dalam meningkatkan level kualitas/ mutu, keamanan, ketahanan, efesiensi dan interchangeability dari suatu produk yang kita gunakan.\

Peranan Standar Sistem Mutu dalam membantu kesuksesan suatu perusahaan

ð  Sistem – sistem tersebut merupakan tools atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan diperusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan.

ð  Meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan  yang kita sediakan

ð  Adanya pengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu terhindarnya dari pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya  dan pada akhirnya dapat meningkatkan keuntungan perusahaan secara signifikan.

ISO (INTERNASIONAL STANDARD ORGANIZATION)

Berasal dari Bahasa Latin (Greek) “ISOS” yang artinya “ Sama “ (Equal) dari kata “ sama “ (equal) menjadi “Standar” inilah “ ISO” dipilih sebagai nama organisasi yang mudah dipahami disamping menghindari adanya penyingkatan jika diterjemahkan dalam bahasa lain dari negara anggota misalnya IOS dalam bahasa inggris, OSI dalam Bahasa Indonesia dsb.

ISO adalah Suatu asosiasi global di luar pemerintah (non government organization / NGO ) yang berdiri sejak tahun 1974 dan didalam terdiri dari badan – badan standarisasi nasional yang beranggotakan tidak kurang dari 140 negara.

Tujuan ISO adalah adalah Untuk mendukung pengembangan standarisasi dari kegiatan – kegiatan perdagangan internasional dan juga membantu pengembangan kerjasama secara global dibidang ilmu pengetahuan teknologi dan kegiatan ekomomi.

Kegiatan Pokok ISO adalah menghasilkan kesepakatan – kesepatakan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.

ð  Tujuan penyusunan standar ISO adalah untuk memfasilitasi perdangangan, pertukaran dan alih teknologi melalui :

◦      Peningkatan mutu dan penyesuaian produksi pada tingkat harga yang layak

◦      Peningkatan kesehatan, keamanan dan perlindungan lingkungan dan pengurangan limbah

◦      Keandalan inter-operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik

◦      Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan, kegunaan barang dan jasa

◦      Peningkatan efesiensi distribusi produk dan kemudahan pemeliharaannya.

Peranan Standar Sistem Mutu dalam membantu kesuksesan suatu perusahaan

—  Sistem – sistem tersebut merupakan tools atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan diperusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan.

—  Meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan  yang kita sediakan

—  Adanya pengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu terhindarnya dari pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya  dan pada akhirnya dapat meningkatkan keuntungan perusahaan secara signifikan

—  Tujuan penyusunan standar ISO adalah untuk memfasilitasi perdangangan, pertukaran dan alih teknologi melalui :

ð  Peningkatan mutu dan penyesuaian produksi pada tingkat harga yang layak

ð  Peningkatan kesehatan, keamanan dan perlindungan lingkungan dan pengurangan limbah

ð  Keandalan inter-operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik

ð  Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan, kegunaan barang dan jasa

ð  Peningkatan efesiensi distribusi produk dan kemudahan pemeliharaannya

Manfaat dari penggunaan standar kualitas ISO

1. Citra positif dari masyarakat dan mengurangi eksploitasi pada pertanggung jawaban
2. Pendekatan sistematis yang bagus pada pencegahan terhadap polusi melalui minimalisasi dampak ekologi pada produk dan aktivitas
3. Memenuhi ketentuan yang berlaku dan kesempatan memperoleh keunggulan bersaing
4. Mengurangi kebutuhan audit yang beraneka ragam

Dalam materi ke 4 dan 5 membahas tentang perencanaan(planning)

PERENCANAAN (PLANNING)

Pengertian Perencanaan

—  Merupakan salah satu fungsi manajemen dalam merumuskan sasaran atau tujuan organisasi serta menetapkan strategi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

—  Perencanaan ada yang bersifat formal dan informal

—  Formal  jika sasaran jelas dan bentuknya tertulis, dirumuskan dalam suatu program  yang lebih terperinci sehingga ada tindakan – tindakan  yang dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut

—  Informal jika sasarannya kurang jelas dan tidak tertulis dan tidak ada tindakan – tindakan dalam pencapaian program  sasaran tersebut

Guna Perencanaan

Untuk membawa perusahaan ( organisasi ) dari mana dia berada sekarang dan kemana seharusnya dia berada dimasa yang akan datang dalam kondisi yang lebih baik.

ada beberapa alasanMengapa para manajer harus melakukan perencanaan yaitu:

1       Perencanaan mampu memberi arah

à   Ketika anggota organisasi tersebut  kemana arah organisasi dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai  sasaran yang efesien dan efektif tersebut maka mereka akan mengkoordinasikan dan bekerja sama dalam tim  guna mewujudkannya

2       Mengurangi dampak perubahan

à   Melalui perencanaan para manajer telah melakukan persiapan terhadap  dampak dari perubahan seperti bagaimana cara  mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan.

3       Memperkecil pemborosan dan kelebihan

à   Perencanaan mampu mengurangi kegiatan – kegiatan yang tumpang tindih dan sia – sia karena sarana dan tujuan – tujuannya jelas, ketidakefisienan menjadi jelas sehingga dapat dikoreksi atau dihilangkan

4       Menentukan standar yang digunakan dalam pengendalian

à   Dalam perencanaan perusahaan menentukan sasaran kemudian dalam fungsi pengendalian manajer melakukan perbandingan  kinerja aktual dengan sasaran tersebut, mengidentifikasikan setiap penyimpangan yang penting dan mengambil tindakan koreksi yang perlu.

Hubungan Perencanaan dan Kinerja atau Fungsi Manajemen 

Dengan perencanaan mampu  meningkatkan laba atau pendapatan atas kekayaan perusahaan lebih tinggi serta Produktivitas atau kinerja perusahaan meningkat karena adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan

Jenis – Jenis Perencanaan

=> Berdasarkan Luasnya

1. Perencanaan Strategis adalah rencana – rencana yang berlaku bagi seluruh  organisasi, menentukan sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menempatkan organisasi tersebut kedalam lingkungannya.

2. Perencanaan Operasional adalah  rencana yang menetapkan rincian tentang rencana strategi yang dicapai

Perbedaan antara perencanaan strategis dan operasional :

1.  Rencana Operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek seperti rencana bulanan, mingguan dan harian. Sedangkan rencana  strategis cenderung mencakup periode waktu yang panjang atau lebih lama lazimnya tiga  tahun atau lebih

2.  Sudut pandang rencana strategis lebih luas dan kurang menangani  wilayah  khusus sedangkan rencana operasional hanya berfokus pada hal – hal khusus

3.  Rencana strategis mencakup perumusan sasaran sedangkan rencana  operasional  mengasumsikan bahwa sasaran – sasaran tersebut telah  diketahui

ð  Berdasarkan Jangka Waktu

     1.       Perencanaan Jangka Pendek yaitu  rencana yang mencakup satu tahun atau kurang 

     2.       Perencanaan Jangka Panjang yaitu rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun dan jangka waktu menengah adalah periode waktu apa  saja diantaranya.

ð  Berdasarkan Kekhususannya

         1.   Perencanaan Direksional adalah  rencana yang fleksibel yang  menetapkan  pedoman umum atau  rencana yang mengarahkan  atau rencana yang memberi    bimbingan secara longgar

         2.   Perencanaan Khusus adalah  rencana yang sudah dirumuskan  dengan jelas dan  tidak menyediakan ruang bagi interprestasi 

         3.   Keterkaitan diantara keduanya yaitu rencana khusus memiliki kekurangan seperti kejelasan dan kemampuan maramal sehingga ketidakpastian perencanaan tersebut sangat  tinggi dalam menghadapi situasi seperti ini diperlukan perencanaan direksional karena manajemen harus fleksibel untuk menanggapi perubahan yang tidak terduga

Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

1.    Perencanaan Sekali Pakai yaitu  rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan situasi khas dan diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan – keputusan yang tidak terprogram yang diambil oleh para manajer misalnya proyek dan anggaran

2.    Perencanaan Tetap yaitu rencana berkesinambungan yang menyajikan panduan  bagi kegiatan - kegiatan yang dilaksanakan berulang dalam organisasi dan merupakan rencana yang dibuat berkenaan denga keputusan yang dibuat oleh para manajer misalnya kebijakan, prosedur/standart, aturan dsb.

Faktor – Faktor yang mempengaruhi dalam perencanaan

1.     Adanya tingkatan dalam organisasi

2.     Adanya Ketidakpastian lingkungan

3.     Adanya  Komitmen di Masa depan

Proses Penyusunan Perencanaan

1. Merumuskan TUJUAN

—  Menetapkan  hasil akhir , titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai.

—  Unsur  penting dalam penetapan tujuan  adalah :

1.    Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang

2.    Usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang yang di arahkan.

2. Mengidentifikasi SUMBER DAYA

—  Untuk mengetahui berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan untuk perencanaan tersebut

—  Untuk mencari sumber daya yang tepat dalam melaksanakan perencanaan tersebut

3. Mengembangkan RENCANA TINDAKAN

—  Menetapkan tindakan apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan perencanaan tersebut

4. Implementasi

—  Bagaimana dalam pelaksanaan perencanaan tersebut.

5. Evaluasi

—  Setelah perencanaan tersebut di laksanakan bagaimana evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui apakah perencanaan tersebut berjalan secara efektif atau tidak.

Pendekatan dalam Perencanaan

1. Pendekatan Probabilitas Tinggi

à Pendekatan dengan berdasarkan pada tingkat keyakinan artinya organisasi bisa menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima

à Kelemahan  :

à Pendekatan ini biasanya tidak mendorong rencana – rencana bersifat kreatif  dan perencanaan jarang menyimpang dari perencanaan masa lalu atau sebelumnya

à Kekuatan :

à Tujuan organisasi lebih realistis dengan cara bisa diukur  untuk tingkat keberhasilannya

à Perencanaan memusatkan pada cara yang praktis untuk mendapatkan keberhasilan yang diinginkan

2. Pendekatan Maksimisasi

è Pendekatan ini menekankan organisasi untuk meraih keberhasilan sebesar mungkin atau semaksimal mungkin

è keuntungan  :

è  Pendekatan ini secara kontiyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial penuh dari organisasi dengan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana

è kekurangan :

è  Pendekatan ini memperlakukan komponen organisasi  secara kuantifikasi dan bisa diprediksi sedangkan aspek prilaku manusia tidak bisa dikuantifikasi dan diprediksi

è Dengan cara :

è  Meminimalisasi  sumber daya yang digunakan untuk mendapat tingkat prestasi tertentu

è  Memaksimumkan prestasi yang bisa dicapai (harapan) dengan sumber daya yang tersedia

è  Mendapatkan keseimbangan biaya (sumber daya yang dikonsumsi ) dan  manfaat yang terbaik (prestasi)

2    Pendekatan Adaptasi

è Pendekatan dengan menekankan pada perencanaan yang efektif dimana dengan usaha dapat membantu organisasi untuk berubah dan menyesuaikan diri dengan variabel internal dan eksternal organisasi

è Ketidakmampuan beradaptasi merupakan kendala besar bagi keberhasilan organisasi

è Keuntungan :

è  Pendekatan ini difokuskan pada lingkungan internal dan eksternal untuk memprediksi perubahan organisasional sehingga perlu dilakukannya analisis lingkungan

è Kekurangan :

è  Penekanan yang kurang pada tujuan organisasi karena analisis lingkungan merupakan hasil akhir dari sebuah perencanaan bukan sebagai alat untuk mencapai keberhasilan.

Cara yang digunakan dalam pendekatan ini adalah :

1.  Perubahan organisasional itu merupakan satu hal yang tidak bisa dihindari

2.  Memusatkan diri pada antisipasi perubahan dimasa depan

3.  Menentukan melalui analisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika terjadi perubahan

Efektifitas Perencanaan

a. Kegunaan    

    Perencanaan harus fleksibel, stabil,berkesinambungan dan sederhana.

b. Ketepatan dan obyektifitas

    Perencanaan harus dapat di evaluasi didasarkan atas informasi yang tepat (rencana harus realistis)

c. Ruang lingkup

    Perencanaan harus memperhatikan prinsip kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi

d. Efektifitas biaya 

    Perencanaan dalam hal ini menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional

e. Akuntabilitas

    Perencanaan disini menyangkut tanggung jawab pelaksanaan perencanaan dan   tanggung jawab atas implementasi perencanaan.

f.  Ketepatan waktu

    Perencanaan harus fleksibel dan dapat mengikuti perubahan dengan cepat.

Apa yang terjadi jika perusahaan  tidak melakukan perencanaan

à Terjadinya overlapping atau tumpang tindih pekerjaan karena tidak ada kejelasan atau ketentuan sasaran atau tujuan organisasi

à Tejadi pemborosan aktivitas yang tidak perlu

à Sering terjadi kesalahan karena tidak adanya kepastian

à Organisasi sangat riskan atau sensitive terhadap perubahan karena tidak ada antisipasi terhadap dampak dari perubahan tersebut.

Teknik – Teknik Perencanaan

1. Pengamatan Lingkungan

—  Merupakan  pengamatan terhadap sejumlah besar informasi untuk mendeteksi munculnya kecenderungan  terhadap perubahan lingkungan yang terjadi  dan membuat rencana untuk mengantisipasinya

—  Pada umumnya organisasi yang melakukan pengamatan lingkungan mempunyai pertumbuhan pendapatan dan laba yang lebih tinggi.

—  Misalnya   : Perusahaan asuransi di Indonesia dengan perusahaan asuransi di luar   negeri   (dilihat dari cara pandang )

2. Cara melakukan pengamatan lingkungan

—  Intelijen Pesaing adalah kegiatan mengamati lingkungan yang berupaya mengidentifikasi siapa para pesaing, apa yang mereka lakukan, bagaimana tindakan mereka akan berdampak pada fokus organisasi .

—  Skenario  adalah  pandangan yang konsisten mengenai apa yang kiranya akan terjadi di masa depan itu. Dalam penyusunan skenario ini berdasarkan pada masing – masing masalah karena asumsi yang berbeda akan menjurus  kepada hasil yang berlainan..

è  Misalnya  :

Pemerintah dalam  hal ini Depnaker bekerjasama dengan Jamsostek mengadakan  pelatihan untuk RUU Ketenagakerjaan, membahas tentang  pembebanan pertanggungan terhadap kecelakaan kerja

2.  Peramalan ( Forecasting )

—  Merupakan prediksi hasil, dari pengamatan yang dilakukan melalui intelijen pesaing dan pembuatan skenario.

—  Jenis – jenis ramalan yang biasanya diramalkan oleh para manajer  adalah :

1.    Ramalan pendapatan masa depan Yaitu ramalan untuk memprediksi pendapatan. Ramalan pendapatan ini merupakan unsur penting dalam organisasi baik itu organisasi yang berorientasi untuk mencari keuntungan maupun organisasi yang berorientasi sosial atau tidak mencari keuntungan

2.    Ramalan teknologi baru Yaitu ramalan untuk memprediksi perubahan  - perubahan dalam teknologi dan kerangka waktu dimana teknologi baru cenderung dapat dilaksanakan secara ekonomis

—  Teknik Meramal dibedakan menjadi 2 kategori yaitu  :

1.    Peramalan kuantitatif  Adalah peramalan yang menerapkan serangkaian  kaidah matematis pada serangkaian data masa lalu untuk meramalkan hasil masa depan

2.    Peramalan kualitatif  Adalah  peramalan yang menggunakan pertimbangan individu – individu yang berpengetahuan untuk meramalkan hasil.

—  Keefektifan ramalan

à             Teknik – teknik ramalan paling tepat diterapkan apabila         lingkungannya tidak berubah dengan cepat.

3. Patokannya / Patok Duga ( Benchmarking )

—  Merupakan pencarian praktek – praktek  terbaik diantara pesaing atau bukan pesaing yang mengarah pada kinerja mereka yang superior.

—  Proses  atau langkah – langkah patok duga meliputi     :

1.    Organisasi menyusun tim perencanaan patok duga dimana tugas awalnya adalah mengidentifikasi apa yang dijadikan ukuran dan menentukan cara mengumpulkan data

2.    Tim tersebut mengumpulkan data internal mengenai operasi  - operasinya sendiri dan data – data eksternal dari organisasi – organisasi lain

3.    Data tersebut dianalisis untuk mengindentifikasi celah – celah  kinerja dan menentukan penyebab  perbedaan  tersebut

4.    Sebuah rencana tindakan disusun dan dilaksanakan, apakah sudah sesuai dengan standar pesaing

Dalam materi ke 6 dan 7 membahas tentang pengorganisasian

Pengorganisasian

PENGERTIANORGANISASI, PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Apa itu Organisasi  ?

            Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan  seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

Atau

            Organisasi adalah suatu unit Sosial yang dikoordinasikan secara sengaja yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang didirikan untuk jangka waktu lama ( Haryani : 2001 : 36)

Ciri – Ciri Organisasi :

1.      Adanya Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab.

à  Dalam organisasi dibagi menjadi beberapa divisi dan departemen yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing- masing untuk mempermudah pencapaian tujuan

2.      Adanya Pusat Kekuasaan

à  Pimpinan atau atasan sebagai pusat kekuasaan dalam organisasi akan menentukan pengawasan dan kepemimpinan

3.      Adanya Substitusi Sumber Daya Manusia

à  Terjadinya substitusi SDM seperti mutasi, promosi, pensiun, meninggal dunia dan PHK

4.      Adanya Ketergantungan Antaranggota

à  Organisasi sebagai sebuah subsistem saling berhubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya

5.      Adanya Koordinasi Antarkomponen

à  Selalu melakukan kordinasi baik secara lisan maupun tertulis

6.      Adanya Interaksi yang Berulang – ulang

à  Kegiatan organisasi dilakukan secara konstinue atau berulang –ulang dan permanen sehingga interaksi juga terjadi berulang – ulang dana berhenti jika organisasi tersebut bubar

Fungsi Organisasi :

1. Sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen di jalankan
2. Sebagai proses dimana di analisa intraction antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu

pengorganisasian

Pengorganisasian adalah Proses menciptakan struktur sebuah organisasi Atau Suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Tujuan pengorganisasian

1. Membagi pekerjaan yang harus dilakukan menjadi departemen – departemen dan jabatan – jabatan yang terperinci
2. Membagi – bagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing – masing jabatan
3. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
4. Mengelompokan pekerjaan – pekerjaan ke dalam unit – unit
5. Membangun hubungan dikalangan individu, kelompok dan departemen
6. Menetapkan garis – garis wewenang formal

Kegiatan dalam fungsi pengorganisasian

1.  Mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi 

2.  Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

3.  Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

4.  Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

5.  Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Aspek penting dalam pengorganisasian

1.  Membagi pekerjaan secara spesifik

2.  Menetapkan tugas dan tanggungjawab sehubungan dengan pekerjaan

3.  Mengkoordinasikan tugas-tugas yang bermacam-macam

4.  Membentuk hubungan diantara individu, kelompok dan departemen

5.  Membentuk garis wewenang formal

6.  Mengalokasikan dan menyebarkan sumberdaya organisasi

Struktur organisasi

¢  Pengertian

à Kerangka kerja formal organisasi dimana tugas – tugas dan jabatan dibagi dan dikelompokan serta dikordinasikan

¢  Tujuannya

à Agar para karyawan bisa bekerja secara efektif dan efesien

Unsur – unsur yang harus diperhatikan dalam mendesain stuktur organisasi

1. Spesialisasi kerja atau pembagian kerja

à Pembagian tugas atau membagi tugas organisasi menjadi pekerjaan – pekerjaan terpisah

à Contohnya  pembagian kerja di bagian keuangan ada kepala bagian keuangan, cashier dan accounting

2. Departementalisasi

à Dasar yang digunakan untuk mengelompokan tugas – tugas dan pekerjaan  dalam rangka mencapai sasaran organisasi 

à Contoh departemen keuangan, pemasaran, penjualan, personalia, produksi dsb

3. Rantai komando

à Sebuah garis wewenang yang tak terputus  dari tingkat atas ke tingkat paling bawah tujuannya supaya karyawan mengetahui siapa yang harus dituju jika mereka menghadapi suatu masalah dan kepada siapa mereka bertanggung jawab

4. Rentang Kendali

à Jumlah bawahan yang dapat        disupervisi  oleh       seorang         manajer secara efesien dan efektif

à tujuannya agar pengawasan bisa            dilakukan      dengan efektif dan efesien

à Belum ada angka ideal dalam       rentang          kendali           artinya rentang         kendali yang   luas dianggap          efesien tapi belum tentu     dari segi         efektivitasnya             begitu juga    sebaliknya

5. Sentralisasi

à  adalah suatu sistem dimana         pengambilan keputusan itu           terkonsentrasi ditingkat –          tingkat            atas     organisasi

6. Desentralisasi

à adalah suatu sistem dimana         karyawan       dilibatkan dalam       setiap             pengambilan            keputusan     organisasi

Faktor-faktor utama yang menentukanPerancangan Struktur Organisasi

Strategi Organisasi

Untuk mencapai tujuan organisasi strategi akan menjelaskan sebagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan strategi berubah struktur organisasi berubah.

Teknologi yang digunakan

Perbedaan terhadap yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk Organisasi

Anggota atau Karyawan

Semua individu yang terlibat  langsung dalam kegiatan organisasi.

Ukuran Organisasi

Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

Tipe organisasi

¢  Dilihat dari Orientasi Terhadap Laba :

1.     Organisasi yang berorientasi laba ( profit oriented organization )

–           Tujuannya utama  à mencari laba atau keuntungan

–           Laba digunakan untuk pengembangan dan membiayai operasional organisasi

–           Organisasi ini dikenal dengan organisasi bisnis atau perusahaan. Dimana pemilik menerima laba /keutungan terbesar

–           Contoh hotel, restoran, bank, perusahaan asuransi, toko dsb

2.     Organisasi Nirlaba ( non-profit oriented organization )

–           Tujuan à Tidak semata – mata mencari keuntungan atau laba

–           Contoh rumah sakit, lembaga pendidikan, panti asuhan LSM (lembaga swadaya masyarakat) dsb

Bentuk organisasi

Organisasi lini ( garis )

            Suatu bentuk organisasi yang setiap pekerjaannya hanya mengenal satu pimpinan yang langsung membawahinya

Kebaikannya :

à Adanya kesatuan dalam pimpinan

à Pimpinan lebih cepat dalam mengambil keputusan

à Pimpinan lebih cepat memberikan perintah, karena langsung diberikan pada bawahan .

à Penghematan biaya karena berbagai kegiatan di bawahi oleh satu orang.

Keburukannya :

à Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya organisasi.

à Tidak adanya spesialisasi, menyebabkan tugas dikerjakan kurang efisien.

à Kurangnya kerja sama diantara masing-masing bagian

Organisasi Fungsional

Organisasi yang pembagian tugasnya didasarkan menurut fungsi yang ada dalam organisasi, bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dibidangnya, karena pimpinan percaya penuh kepada para ahli dibidangnya tersebut.

Kebaikannya :

à Spesialisasi para karyawannya dipergunakan semaksimal mungkin

à Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi

à Moral serta disiplin orang-orang yang menjalankan sama umumnya tinggi

à Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan

Keburukannya :

à Orang terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

à Orang-orang yang bergerak dalam  satu   bidang  fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya saja.

Organisasi Matrik

            Organisasi manajemen proyek, yaitu struktur dimana para spesialis dari bagian-bagian yang ada  disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

Kebaikannya :

à Memungkinkan organisasi menangani proyek khusus

à Memungkinkan digunakannya pengetahuan khusus dimanapun ditemukan dalam organisasi

à Melintasi banyak garis organisasi untuk mempercepat pengembangan proyek.   

Keburukannya :

à Memerlukan manajer yang sangat khusus

à Mengabaikan kesatuan perintah

à Dapat menumbulkan masalah bagi karyawan  kalau mereka kembali keperjaan semula.

Organisasi Divisional

            Suatu bentuk organisasi yang pembagian tugasnya dibagi menjadi beberapa unit yang agak otonom, yang tiap-tiap unitnya mempunyai sumber daya untuk beroperasi secara mandiri.

Kebaikannya :

à Titik berat pada produk divisi itu jelas

à Pengendalian dan penilaian dilakukan secara langsung

à Dasar pengembangan bagi manajer, umpan balik, keparipurnaan dan otonom sesui dengan bentuk organisasi

Keburukannya :

à Koordinasi proyek yang harus melintasi garis divisi sering sukar

à Penghematan mungkin menjadi masalah karena banyak fungsi berduplikasi pada tiap divisi.

à Manajer mungkin menghadapi kesukaran dalam mengekspose keluar divisi mereka

Kekuasaaan

Menurut Boone dan Kurtz, sumber kekuasaan digolongkan

ke dalam lima jenis jenis kekuasaan yaitu :

à Dalam memberi imbalan (reward)

o   Kemampuan yang dimiliki oleh pimpinan untuk memberikan sesuatu yang diingingkan oleh bawahan atau pengikutnya.

à Dalam menerapkan hukuman (coervice)

o   Kekuasan yang bersifat negatif yang biasanya dilaksanakan dalam bentuk pemberian hukuman atau ancaman pada bawahan

à Karena keahlian (expert)

o   Keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki oleh seorang pemimpin. Para pengikut atau bawahan biasanya selalu mengikuti saran atau advis yang diberikan oleh seorang pemimpin yang menguasai keterampilan atau pengetahuan tertentu

à Dalam bentuk panutan/idola (referent)

o   Didasarkan pada kharisma yang dimiliki oleh seorang pemimpinyang menjadi idola atau panutan. Pengikut atau bawahan pada umumnya selalu meniru dan mengikuti gaya dan perilaku tokoh yang menjadi idolanya.

à Karena kewenangannya yang sah (legitimate)

o   Sumber-sumber kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang karena ia diberikan kewenangan resmi untuk melaksanakan kekuasaannya.

Menurut Gibson bahwa terdapat 7 (tujuh) dasar kekuasaan (power) yaitu :

o   Kekuasaan Legitimasi (Legitimate Power)

o   Kekuasaan Keahlian (Expert Power)

o   Kekuasaan Referensi (Referent Power)

o   Kekuasaan Penghargaan (Reward Power)

o   Kekuasaan Paksaan (Coercive Power)

o   Kekuasaan Informasi (Information Power)

o   Kekuasaan Hubungan (Connection Power)

Wewenang

Kekuasaan untuk mengambil keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas guna mencapai tujuan organisasi

Delegasi Wewenang

à Penugasan wewenang atau tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain (karyawan atau manajer tingkat bawah)

à Keuntungannya  membuat manajer dapat menyelesaikan tugas lebih banyak.

à Halangan: keengganan manajer mendelegasikan wewenangnya ke bawahan.